独学でエクセルを学ぶ初心者へ!絶対覚えておくべき初級関数!

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 エクセルが仕事で必要だけど、どんな関数があって何から覚えればいいか分からない!そういった方は多いのではないのでしょうか。

 エクセルには数百の関数が存在していて、それらを単体で使ったり組み合わせて使用したりすることで仕事の効率化を図ることができます。

 ただ、いきなり難しい関数を使い始めても挫折してしまうことも。そこで今回は、エクセル初心者が知っておくべきエクセルの入門関数についてご紹介したいと思います!

 筆者は独学でエクセルを学び、エクセルを使った業務改善で社内表彰されたこともあります。同じく独学で学ぶ方に同じ目線でエクセルの使い方をレクチャー

 関数を使う前に、エクセルの画面の見方やデータの種類の違いについて、四則演算など基本的な事が分からない場合はこちらの記事☟を参考にしてみてください。

エクセルの王道!合計値を算出するSUM関数!

 エクセルで関数の王道と言えば、まずはSUM関数を覚えておきましょう。SUM関数とは合計値を算出する関数になります。

 SUM関数を覚えておく必要がある理由は、エクセルを使ってデータを加工したあとに合計値などで整合性をチェックすることが重要だからです。

 エクセルを使用して効率化を図っても、間違っていたら意味がないですからね。ちなみに私はチェックを怠り仕事でミスを連発しました…。チェック作業を怠るとミスが多発するのでエクセルを使っていくときには必ず意識していくことを強くお勧めします。

 では、SUM関数の使い方を簡単な関数のためサラッとご説明。エクセルで実際に使用するイメージ画像がこちら☟

SUM関数の使い方。A7セルに関数が入っています。

 画像の緑枠で囲われている部分、A7セルにSUM関数が入っています。セルを選択するとセルに入っている情報が画像上部のFxの横に表示されています。

 関数の内容を見ると、赤く囲った部分で「A2:A6」の部分が、関数を使って合計する範囲になります。A2セルからA6セルまでの合計を算出する、というような内容になっています。

SUM関数の使い方
=SUM(合計したい範囲)

 合計したいデータが画像のように並んでいる場合は『:(コロン)』を使用して範囲指定することが出来ます。この方法はどの関数でも使用できますよ☺

 いちいちA2:A6と手打ちしなくてはいけないのか…!?と思った方。ご安心ください、そんな面倒なことは必要ありません。

 クリックして範囲を選択すれば勝手に『:(コロン)』を使用した形で関数が出来上がりますよ!

エクセル操作イメージ画像。

簡単に平均値を算出するAVERAGE関数!

 次にご紹介するのがAVERAGE関数。平均を出したいときには、まずは合計値を算出して、それからデータの個数を出して、最後に合計値をデータの個数で割る、という流れですよね。

 AVERAGE関数が覚えておくべき関数の理由が、働いていると何かと平均を算出することを求められるから。

 実際に、筆者はよく「社員の平均年齢」や「平均勤続年数」、「支店別の平均有給取得率」など様々な平均値の算出を求められました。総務系の部署だったため社内の平均を算出することが多かったですね。

 そのため、平均値をすぐに算出できるようになっていると「仕事が早い」という評判を得られるようになりますよ。こういった小さな積み重ねで仕事の信用を勝ち取ることもできます。

 では、ここからAVERAGE関数の使い方をご紹介。SUM関数と使い方は大きく変わりありませんが、実際に使用するときのイメージ画像がこちら☟

AVERAGE関数の使い方。A7セルに関数が入っています。

 先ほどのSUM関数と同じで「A2:A6」セルが平均値を算出する範囲となります。

 使い方としてはSUM関数と一緒ですね。異なるのは、関数で計算をした結果が選択した範囲の平均値となる点だけです。

AVERAGE関数の使い方
=AVERAGE(平均を出したい範囲)

  この関数を使えば、合計を出して、個数を数えて、割って── というような煩わしい作業は必要なくなりますよ。

データ(数値)の個数を数えたい!そんな時にはCOUNT関数

 お次に紹介する関数はCOUNT関数です。「COUNT」と名前に入っているだけあって数値の個数を数える関数になります。

 COUNT関数を覚えておく必要があるのは、SUM関数と同じようにチェック業務に活かせる&他の関数と組み合わせて複雑なデータ処理が可能になるからです。

 関数を覚えていくと、一つだけの関数では手に負えない場面に遭遇します。そういった時はいくつかの関数を組み合わせてデータを求めるようにします。その際に活躍する関数の一つがCOUNT関数です。

 詳しい使い方は今は省きますが、以前、過去7年分×600名程度のデータを見直す業務を受けました。そのデータで600名の7年間のデータを年ごとに分けて見やすくする表を作成する必要があり、そのときにCOUNT関数も活躍しました。

 関数すべてに言えることですが、ネットで調べて出てくる一般的な使い方だけでは使いこなせてるとは言えません。関数の働きをきちんと理解して自分なりに応用していくことが大切です。

 とにかくお伝えしたいのが、簡単な関数でも一つずつ根本から理解を深めていくのが重要だということです。地道に頑張っていきましょう!

 では、COUNT関数の基本的な使い方も画像にしたのでご覧ください☟

COUNT関数の使い方。A10セルに関数が入っています。

 COUNT関数もSUM関数とAVERAGE関数と使い方は基本的に一緒です。ただ、今回の画像を見ていただくとデータ範囲に「あ・い・う・え」という文字列が入っています

 なぜ「あ・い・う・え」という文字列を入れたのかというと、COUNT関数が数えるのは数値のみだからです。

 データ範囲に文字列が入っていてもそれらは数えられません。そのためデータ範囲に、数値に見える文字列が含まれている場合、数のカウントにズレが生じるため注意が必要です。

データ範囲に数値に見える文字列が混ざっている場合。

 上の画像では、数値が1から4までの4つあるように見えます。しかし、関数で算出された数字は『3』。理由は、『2』が数値ではなく文字列扱いになっているためです。

 このようにデータ数が少なく、パッと見て間違いに気付けるパターンは実際にはほとんどありません。そのため、文字列なのか数値なのかはエクセルを使う上では常に気を付けてくださいね。

 文字列?数値?それってなんだっけ?と思った方はこちら↓の記事を参照してみてください。

 また、COUNT関数にはCOUNTA関数・COUNTIF関数・COUNTIFS関数といくつか種類があります。COUNTIF・COUNTIFS関数に関しては少しややこしいのでまた別の機会にご紹介します。

COUNT関数の使い方
=COUNT(数値の個数を数えたい範囲)

COUNTA関数:指定した範囲にある空白(ブランク)セルを数える
=COUNTA(空白セルを数えたい範囲)

エクセルの初心者が独学で上達するためには

 今回はSUM関数・AVERAGE関数・COUNT関数(COUNTA関数)をご紹介してきました。これらは本当にエクセルが分からない、初心者向けの関数の一部になります。

 関数の使用法に関してはそれぞれデータの範囲を指定するだけで、迷う操作もかなり少ない関数でした。しかし、今後エクセルの学びを深める上で非常に大切な関数です。

 これからさらに覚えていく関数はこれらの関数よりもかなり複雑になっていきます。しかし、しっかりと基本を学んでいく事で複雑な内容も必ず理解できるようになります。

 エクセルを学ぶにはとにかくエクセルを操作すること!ぜひエクセルの操作を億劫がらずに挑戦してみてくださいね☺

最後までお読みいただきありがとうございました🌷

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